DMS Open Source

Der Alltag in den meisten Unternehmen ist geprägt von zunehmenden Datenmengen. Das größte Problem stellt in vielen Fällen die dezentrale Speicherung dar: Viele Daten liegen mehr oder weniger strukturiert und gesichert auf diversen Dateiservern. Aktuelle Versionen und Ablageorte kennt häufig nur die Person, welche die Datei zuletzt bearbeitet hat. Um allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Zugriff auf aktuelle Daten und damit beispielsweise Kollaborationen auf einem einheitlichen Wissensstand zu ermöglichen, ist ein konsequentes Dokumentenmanagement unerlässlich. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) stellen die Lösung für diese zentrale Herausforderung dar – häufig auf der Grundlage von DMS Open Source-Software.

Die Dokumentenmanagement-Software speichert alle betriebsrelevanten Dokumente sicher in einer zentralen Datenbank, die allen Berechtigten über das Netzwerk Zugriff bietet. Das Dokumentenmanagementsystem erlaubt über mit den Dokumenten verknüpfte Metadaten die gezielte Suche und das Filtern von Suchergebnissen und gewährleistet so die leichte Auffindbarkeit. In immer mehr Unternehmen arbeiten Mitarbeiter – häufig standortübergreifend – in Projektteams zusammen. Möglich gemacht wird eine derartige standortunabhängige Form der Zusammenarbeit nur durch ein stringentes Dokumentenmanagement. Als Spezialist für Systemlösungen im Informationsmanagement beraten wir Sie bezüglich der Umsetzung Ihrer Anforderungen an das Dokumentenmanagement über DMS Open Source-Technologie. Neben unserem Hauptsitz in Karlsruhe sind wir in Hannover sowie deutschlandweit vertreten und damit auch in Ihrer Nähe für Sie verfügbar.

Warum Produktauswahlberatung zu DMS Open Source-Lösungen?

Wie für viele andere Aufgabenbereiche stehen auch für das Dokumentenmanagement zahlreiche Systeme am Markt zur Verfügung. Die Auswahl des passenden Produktes – ob von einem kommerziellen Anbieter oder im DMS Open Source-Format – erfordert fundierte Kenntnisse bezüglich der jeweiligen Leistungsmerkmale und Funktionalitäten.

Im Rahmen unserer Produktauswahlberatung stellen wir auf der Grundlage langjähriger Erfahrung, fundierter Marktkenntnisse und einer individuell auf Ihr Unternehmen ausgerichteten Anforderungsanalyse einen objektiven Vergleich der unterschiedlichen Dokumentenmanagementsysteme an. DMS Open Source-Lösungen überzeugen dabei insbesondere durch ihre Herstellerunabhängigkeit: Mit ihnen lässt sich die häufig langfristige Bindung an eine proprietäre Lösung vermeiden. Vertrauen Sie bei Ihrem Dokumentenmanagement dem Experten. In Karlsruhe, Hannover und ganz Deutschland hält die reinisch GmbH für Unternehmen jeder Branche DMS Open Source-Lösungen bereit.

Vorzüge von Open Source-Produkten

Bei der Einführung oder Umstellung auf eine neue Software steht häufig eine Grundsatzentscheidung an: Soll es eine Open Source- oder eine herkömmlich lizensierte Software sein? Da die Softwarewahl in der Regel auf längere Sicht getroffen wird, ist ein methodischer Entscheidungsprozess von elementarer Bedeutung.

Der Begriff Open Source bezieht sich auf Software, deren Quelltext öffentlich zugänglich und frei verfügbar ist, also von Dritten eingesehen, geändert und verwendet werden kann. Während ein Großteil der Open Source-Anwendungen kostenfrei nutzbar ist, können etwa im Enterprise-Bereich mit erweitertem Funktionsumfang und Supportleistungen durchaus auch Lizenzgebühren anfallen.

Zu den wichtigsten Vorzügen von Open Source-Produkten beispielsweise für Dokumenten Management-Anwendungen zählen:

• Unabhängigkeit von Software-Herstellern
• Entwicklungsmöglichkeiten inhouse oder mit frei wählbaren IT-Dienstleistern
• Niedrige oder keine Lizenzkosten
• Hoher Grad an Flexibilität und individueller Anpassbarkeit
• Transparenz
• Sicherheit
• Aufgrund der offenen Standards hohe Kompatibilität mit anderen Softwarelösungen

Insbesondere die Unabhängigkeit von Software- und Dienstleistungsanbietern wird von Anwendern beispielsweise von auf Open Source-Technologie basierenden DMS-Lösungen geschätzt. Denn mit der Nutzung lizensierter Software begibt sich ein Unternehmen häufig in eine langfristige Abhängigkeit vom Hersteller, weil hohe Kosten oder technische Barrieren einen Wechsel zu einem anderen Anbieter erschweren oder nahezu unmöglich machen (Vendor Lock-in).